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Comment écrire un bon courriel

Haynes King. La lettre de Katie.
(Haynes King. La lettre de Katie. Source)

1) Respectez la Morale. L'invention de l'ordinateur n'a pas rendu désuète la Morale. Sous cette grande règle, on retrouve une foule de petites règles comme: ne pas insulter votre correspondant, dire «s'il-vous-plaît» et «merci», bien vous identifier pour qu'on sache à qui l'on s'adresse, etc. En fait, cette première règle contient implicitement toutes les autres règles pour écrire un bon courriel. Voir un bon livre sur la Morale, comme la 3e Partie du CÉC.

2) Respectez le gros bon sens. Si vous envoyez un courriel, cela signifie que vous avez un but en tête, une sorte de «mission» pour votre courriel. Mais pourquoi vous précipiter pour envoyer ce courriel, si votre hâte vous fait écrire un mauvais courriel, un courriel qui va échouer sa mission?

Pensez avant d'écrire. Écrivez ce que vous avez à dire, puis attendez. Après quelque temps, relisez ce que vous avec écrit, et pensez encore. Atttendre 24 heures avant d'envoyer un courriel est une excellente manière de recevoir des conseils de Dieu dans votre Céleste boîte de réception. (En d'autres mots, la nuit porte souvent bon conseil.) Le courriel est un des plus beaux moyens de communication, parce que vous pouvez prendre le temps de penser!

3) Respectez la langue française. Un bon courriel doit vous permettre de communiquer vos idées. Voir de bons livres à ce sujet: dictionnaire, grammaire, guide de style, etc.

4) Respectez le temps précieux de votre lecteur. À chaque fois que vous envoyez un courriel, vous imposez une dépense à votre lecteur («Le temps, c'est de l'argent»). Il y a plusieurs manières de «coûter moins cher»:

4.1) Soyez brefs.

4.2) Résumez tout votre courriel dans la ligne «Sujet». Ah! Une ligne «Sujet» bien fignolée est un raccourci vers le coeur d'un homme! Écrivez votre ligne «Sujet» après avoir écrit votre courriel, comme ça vous saurez quoi résumer. De plus, parfois vous pouvez ré-utiliser la ligne «Sujet» de quelqu'un d'autre dans votre réplique, mais bien moins souvent que la plupart des gens pensent.

Une autre bonne raison pour fournir une bonne ligne «Sujet» est pour aider les gens à se protéger contre les virus. Un virus informatique ne peut que générer automatiquement des lignes «Sujet» moches comme «Hé, regarde ces photos!», ou «Pour votre information», etc. Ils ne peuvent pas inventer quelque chose de clair et de personnalisé comme: «La nouvelle Encyclique du Pape Elvis 1 que tu m'as demandé hier après la Messe», etc. Quand je reçois un gros courriel qui bloque ma boîte de réception (parce que j'ai une connection lente), je vais sur mon serveur de courriel où je ne peux que voir la ligne «Sujet», le nom de l'expéditeur, et la taille du courriel. Si le courriel a une grosse pièce jointe et que la ligne «Sujet» est vague, je le supprime.

4.3) Donnez un contexte minimal mais suffisant. Répondre à un courriel, par définition, signifie que vous fournissez des réponses à des questions. Il faut donc recopier dans votre réponse une partie du courriel original, précédé d'un signe distinctif (comme «>>»). Recopiez assez pour donner le contexte, mais pas davantage. (Un bon exemple de contexte minimal mais suffisant se trouve ci-bas.)

Par paresse, certaines personnes recopient tout le courriel d'origine, et parsèment leurs réponses ci et là. Cela force le lecteur à chercher les réponses, et ensuite à décortiquer le texte précédent pour trouver les questions. Plus vous envoyez une grosse botte de foins, plus votre lecteur devra perdre du temps à chercher l'aiguille.

4.4) Ne bombardez pas vos lecteurs. Si vous n'avez rien d'important à dire, taisez-vous. N'acheminez pas à l'univers («Forward») les détritus qui se ramassent dans votre boîte de réception. Ne surestimez pas l'importance et l'urgence de ce que vous avez à dire. Attendez qu'on réponde à votre premier courriel avant d'en envoyer d'autres.

5) Respectez les conseils plus techniques en informatique. Entre autres:

5.1) Demandez toujours la permission avant d'envoyer une grosse pièce jointe. Voir: Puis-je t'envoyer une immense pièce jointe par courriel?

5.2) N'utilisez pas le HTML dans vos courriels. Voir: Pourquoi tu n'aimes pas le HTML dans les courriels?

5.3) Ne dévoilez pas les adrélecs des gens sans leur permission. Voir: C'est quoi ce «BCC» que tu me dis toujours d'utiliser pour envoyer mes courriels?

5.4) Ne faites pas de lignes trop longues.
Un bon courriel en texte brut ne devrait pas avoir de lignes qui dépassent

... à peu près ça! (le mot «dépassent» est à peu près à la longueur maximum pour un courriel).

5.5) Ne mettez pas tout en majuscules. Mettre tout en majuscules DONNE L'IMPRESSION QUE VOUS CRIEZ DANS LES OREILLES DES GENS!

6) Si vous avez une liste d'envoi. Une liste d'envoi (ou «publipostage», ou «mailing» en anglais) est pour envoyer plusieurs courriels en même temps, donc il faut respecter toutes les règles pour un bon courriel, mais encore plus soigneusement que d'habitude, parce qu'une petite erreur de votre part va faire souffrir beaucoup de gens! Il faut aussi respecter des règles additionnelles:

6.1) Demandez la permission avant d'ajouter quelqu'un à votre liste. C'est insultant de se faire ajouter à une liste d'envoi sans sa permission.

6.2) Enlevez promptement et joyeusement les gens de votre liste, quand ils vous le demandent. Ensuite, venez relire ce texte soigneusement; vous avez probablement enfreint une ou plusieurs règles décrites ici.

6.3) Aucune pièce jointe, jamais. Pas dans un publipostage. Mettez ça sur votre site web, et envoyez seulement l'hyperlien vers le document, plutôt que le document lui-même.

Etc., etc...

(Pour d'autres conseils sur comment écrire un bon courriel, voir entre autres RFC1855.)

 

 

-----Original Message-----
From: Stefan Jetchick
Sent: 2007-June-11 07:47
To: lecteur.attentif@internet.monde
Subject: Plainte au sujet d'un courriel mal écrit

Bonjour M. Attentif,

>> mais alors, comment devrais-je m'y prendre pour
>> satisfaire vos exigences en matière de courriels?

J'ai tenté de répondre à votre question ici:

	«Comment écrire un bon courriel»
	http://www.inquisition.ca/fr/info/artic/bon_courriel.htm


>> À un moment donné [...] il faut bien vivre, et on ne peut
>> pas s'attendre à ce que tout le monde écrive des courriels
>> parfaits!

Non, mais moi, je fais cet effort quand je vous écris, et je
n'en suis pas mort!

;-)

Vous pourriez peut-être vous aussi faire cet effort?

Au plaisir,

Stefan Jetchick

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